Zrób sobie biuro tłumaczeń?

2020-10-20
Zrób sobie biuro tłumaczeń?

Agenor Hofmann-Delbor

Zrób sobie biuro tłumaczeń

Brzmi banalnie? a jednak wciąż widać całą masę przykładów, jak taki pomysł może zakończyć się katastrofą wizerunkową, biznesową lub organizacyjną. Ten artykuł ma zadanie rozprawić się z kilkoma mitami i zwrócić uwagę na sprawy kluczowe w funkcjonowaniu biur tłumaczeń. Powstał bowiem na bazie doświadczeń - tych dobrych i tych złych. Sukcesów i porażek — własnych i naszych klientów. 

Cel

Samo założenie biura tłumaczeń to czynność, którą możesz wykonać w 1 dzień przez Internet. Na początku nie ma bowiem znaczenia, czy biuro stanowi jednoosobową działalność, czy spółkę. Sprawy fiskalne i ich optymalizacja nadejdą w odpowiednim momencie. Zaczynając biznes w charakterze biura tłumaczeń, musisz przede wszystkim wiedzieć po co to robisz. Oczywista odpowiedź - dla pieniędzy - nie będzie żadną gwarancja sukcesu, ponieważ taki jest cel prowadzenia każdej działalności gospodarczej. Rynek i Twoi przyszli klienci oczekują czegoś więcej. Zobacz najpierw, jakie biura odnoszą sukces. i jak ten sukces jest mierzony. Aby to zrobić, zrób badania rynku zanim przystąpisz do działania, aby nie poruszać się niczym we mgle. Biznes wymaga konkretnych i zaplanowanych działań. Jeśli sądzisz, że do funkcjonowania biura wystarczy przesyłanie zleceń dalej do podwykonawców, zatrzymaj się i nie idź dalej. Biura tego typu nie cieszą estymą ani wśród klientów, ani wśród tłumaczy. Polegniesz prędzej czy później — na dodatek w złym stylu. 
Pomyśl zatem, co Twoje biuro może dać klientom. Czy jest jakaś dziedzina, w której Twoje kompetencje szczególnie pomogą. Czy klient wybierający biuro będzie mógł liczyć na tzw. wartość dodaną? i co taką wartością może być? Może będziesz w stanie doradzić klientowi, jak rozwijać wielojęzyczny produkt. Może Twoja wiedza i Twoi tłumacze z danej dziedziny dadzą klientowi poczucie bezpieczeństwa. i może dzięki temu nowe i rewolucyjne urządzenie XYZ nie wybuchnie, gdy ktoś naciśnie w menu przetłumaczonego produktu przycisk START.
Dobre zdefiniowanie celu każdego biznesu jest podstawą wszelkich dalszych działań. Pozwoli Ci aktywnie planować rozwój, a nie jedynie płynąć z nurtem i wznosić modły do mrocznych bogów intratnych zleceń.

Metody rozwoju

Oczywiście nie da się w jednym artykule dać pełnej recepty na sukces. To, co jednak można zrobić, to zerkać na drogę, którą przeszły różne firmy i wyciągać z tego wnioski. w branży widać wyraźnie, że większość odnoszących sukcesy biur przechodziło tzw. rozwój organiczny. Nie był to zatem skok na głęboką wodę i uruchomienie pełnowymiarowego biura z dnia na dzień. Widocznych jest kilka dróg do biznesowej stabilizacji:

1) Od freelancera do bohatera. Przepraszam, to oczywiście złe hasło, bo każdy freelancer jest bohaterem. Chodzi to o ten moment, kiedy po kilku latach działalności w charakterze tłumacza-freelancera nagle liczba zleceń zaczyna przypominać tsunami. Najpierw nieśmiało zaczyna się od jednorazowego przesłania zlecenia do zaufanego tłumacza, po którym wystarczy tekst sprawdzić. Później sytuacja się powtarza, aż w końcu pojawia się do przetłumaczenia wolumen tak duży, że trzeba stworzyć — choćby wirtualny — zespół, który będzie w stanie udźwignąć to w terminie. Prędzej czy później tworzy to scenariusz przekształcający się w biuro. Ta droga rozwoju jest świetna pod jednym względem — jakości tekstu finalnego i specjalizacji. Takie zespoły bowiem nie powstają z przypadkowych osób. i to ważny, jeśli nie najważniejszy, powód, dla którego klienci lubią pracować z tak powstałymi biurami. Są oczywiście minusy. Freelancer nie dysponuje zwykle budżetem na rozwój, który może mieć spółka lub większa organizacja. Wpływa dość istotnie na technologiczne i organizacyjne ograniczenia. Nie będzie w tym modelu łatwe stworzenie zaawansowanego systemu zarządzania zespołem i zleceniami. Nie będzie też łatwe udostępnienie serwerów, których koszt to często roczne zarobki tłumacza-freelancera. Inny minus to temat zarządzania zespołem i projektami. Nie każdy freelancer bowiem nadaje się z marszu do bycia kierownikiem projektów. 
Niewątpliwym plusem tego modelu rozwoju biur jest możliwość rozwoju organicznego. Im więcej zleceń, tym szybciej firma rośnie. w końcu zaś przeskakuje technologiczne i organizacyjne wąskie gardła i przechodzi na wyższy poziom.


2) Przekształcenia działów i zespołów w spółki celowe. Wiele przykładów dobrze prosperujących biur wzięło się też z wewnętrznych działów danej organizacji, które zostały z różnych przyczyn zmuszone do działania jako odrębna jednostka. Ogromnym plusem takiej sytuacji jest niemal gwarantowany napływ zleceń i gotowy do pracy zespół, który nie musi w istotny sposób zmieniać organizacji pracy. Jest też na dzień dobry model ze specjalizacją, czyli coś, co występuje również w pierwszym przytoczonym modelu z zapracowanym coraz bardziej freelancerem. Wyzwaniem w takiej sytuacji są nowe kierunki i praca z innymi zleceniodawcami. Firma nie jest bowiem przygotowana do działania z nowymi formatami, innymi niż dotychczas wymaganiami klientów itd. Głównym zadaniem jest tu więc nabycie wiedzy i kompetencji organizacyjnych i technicznych. Jest wielce prawdopodobne, że technologia również będzie już dostępna niejako "w spadku". Warto jednak pamiętać, że oprogramowanie w korporacyjnych zespołach ma tendencję do zamrażania się. To oznacza, że często zespoły są przyzwyczajone do pracy z przestarzałymi narzędziami, a ich aktualizacja jest uciążliwa.


3) Dotacje. Ogromnie wiele biur powstało w ostatnich latach dzięki różnego rodzaju dotacjom. Praca na dobrym sprzęcie i wydajnym oprogramowaniu bowiem podstawą do tego, by można skupić się na pracach wymagających "ludzkich" umiejętności. Dbałości o klienta i o jakość wykonywanych prac. Rodzaj dotacji i programów wsparcia zmienia się z każdym naborem, dlatego nie ma sensu ich tutaj wymieniać. To, na co warto zwrócić uwagę, to cztery kierunki, w których warto działać na początku.
  • Wizerunek i reklama. Pozycja obowiązkowa dla biura. Strona musi być nowoczesna, czytelna, dobrze wypozycjonowana i widoczna w Internecie.
  • Narzędzia i sprzęt. Biuro musi mieć na czym pracować. Obowiązkowo pakiet MS Office (tak, istnieją zamienniki, ale nie są one bezpiecznym wyborem). Komputery biurowe na szczęście mogą mieć zupełnie przeciętne parametry. Warto jednak wymieniać je co kilka lat. To również istotny wydatek. Last but not least — narzędzia CAT. Obecnie ogromna większość tłumaczy i biur rozpoczynających działalność korzysta z dotacji, by kupić pierwsze licencje CAT-ów.
  • Szkolenia z CAT-ów. Tak, dziś można znaleźć w Internecie morze materiałów i porad. Warto jednak pamiętać, że profilowane szkolenia, które są wprost budowane na bazie doświadczeń pracy z tłumaczami i biurami zawsze będą bardziej efektywne. Jest to również bardzo częsty wydatek na początku działalności. Wydatek, który jednak bardzo szybko się zwraca - jest bowiem inwestycją wprost w siebie i swoje umiejętności.
  • Szkolenia dla kierowników projektów i narzędzia do zarządzania projektami. Tak, da się wszystko załatwić tabelką w Excelu. Jest jednak taki moment, kiedy bez kalendarzy, automatycznych powiadomień i kontroli wersji plików po prostu nie da się prowadzić profesjonalnego biura. To, co jest szczególnie ważne, to kompetencje PM-a. Jest to kluczowe ogniwo i bardzo ważna osoba w procesie tłumaczeniowym. Kiepski PM zepsuje robotę doskonałego tłumacza. Dobry PM może zaś poradzić sobie nawet z sytuacją, gdy tłumacz zawali. Co musi umieć PM? To będzie zależało od profilu i organizacji biura, ale musi przede wszystkim planować pracę, umieć przygotować projekty, wycenić je bezbłędnie (co wprost wynika z przygotowania), doskonale radzić sobie z kontrolą wersji dokumentów, weryfikacją techniczną. Musi też być swobodny i przejrzysty w komunikacji z klientem. PM to bowiem okno na świat biura. Klient nie zobaczy tłumacza, ale wiadomość od kierownika projektu po stronie biura może decydować o tym, jak zostanie odebrana praca firmy. PM musi też znać bieżące technologie i trendy. Umieć korzystać z tłumaczeń maszynowych, rozumieć proces lokalizacji (w tym lokalizacji oprogramowania) i jak wykorzystać narzędzia CAT, by wycisnąć z zasobów jak najwięcej.


Organizacja biura tłumaczeń

Biuro nie może być chaosem. Znamy wiele przykładów, gdzie tłum przypadkowo biegających ludzi zrobił coś fajnego na czas. O wiele więcej przypadków będzie jednak kończyć się kompromitacją i klęską. Biuro to organizm, który musi mieć swoje ręce, nogi, głowę, płuca... no dobrze, może jednak analogie anatomiczne nie są najlepsze. Kluczem jest tu jednak wyraźny podział zadań i kompetencji. Postaw się zawsze w roli klienta końcowego. Zawsze musi być jedna osoba kontaktowa, która jest w stanie szybko uzyskać wszystkie informacje. Jeśli przygotowujesz wycenę, pamiętaj, by była przejrzysta. Narzędzia CAT są w tym niezwykle pomocne. Jak jednak zorganizować biuro? Przede wszystkim kluczowe jest dopasowanie organizacji zespołu do procesu tłumaczeniowego. Zwykle działa następujący model:
Zarząd — ludzie od kupna Mercedesów i wakacji na Hawajach. Lub od negocjacji dużych zleceń, wyznaczania kierunków rozwoju firmy i strategicznych decyzji.
Kierownicy projektów - osoby odpowiedzialne wprost za przygotowanie i dostarczanie projektów na czas. Ktoś, kto ma dogadywać się doskonale z klientem i z tłumaczem. Ktoś, kto rozumie, jak zaplanować projekt. Jak oszacować termin realizacji i koszt. Jak radzić sobie z problemami i jak na nie reagować. Jak ograniczyć mikromanagement i upierdliwość. Ktoś, kto umie korzystać z narzędzi i rozumie proces.
Tłumacze — najważniejszy element układanki. Bez dobrego tłumacza, który na czas wykona zlecenie, nie psując plików, cały system się załamie. Dlatego kluczowym elementem każdego biura jest zaufany zespół tłumaczy. 
Weryfikatorzy — najczęściej w tej roli funkcjonują doświadczeni tłumacze, którzy dodatkowo nie rozwinęli w sobie nienawiści do innego tłumacza. Dzięki temu mogą, sprawdzając i poprawiając dokumenty, przygotowywać również listę poprawek i błędów, która jest najlepszym możliwym materiałem do nauki zawodu tłumacza i rozwoju w tym zakresie.
Inne stanowiska — w miarę rozwoju biura pojawią się stanowiska techniczne i menedżerskie, które będą wykraczać poza powyższe. To jednak historia na inną opowieść.

 

Specjalizacja

Najlepsze biura tłumaczeń stosują hybrydowe podejście. z jednej strony są otwarte na nowe projekty, ale z drugiej mocno podkreślają swoje kluczowe specjalizacje. w ten sposób można budować w firmie potencjalne kierunki rozwoju, zapewniając sobie jednocześnie napływ przewidywalnych i "bezpiecznych" zleceń. Budownictwo? Przemysł? Prawo? Medycyna? IT? Możliwych kierunków jest wiele - pamiętaj jednak, że specjalizacja jest ściśle zależna od zespołu osób, które będą pracować nad plikami. To, że szefowa biura doskonale zna się na fizyce kwantowej, nie oznacza, że zatrudnieni tłumacze biura też poradzą sobie z tematyką. Mierz siły na zamiary. Nigdy nie podejmuj się zleceń, które przerastają Twój zespół pod względem merytorycznym. Dobre imię traci się tylko raz. Biuro, które nie podejmie się zlecenia spoza swojej specjalizacji, nie traci dobrego imienia. 

 

Technologie w biurze tłumaczeń

Czasy, gdy wystarczył edytor tekstu i arkusz kalkulacyjny, już minęły. Jest rok 2020. Jeśli masz mieć dobrze funkcjonujące biuro, nie masz wyjścia - musisz polubić CAT-y i narzędzia powiązane z procesem tłumaczeniowym. Co musisz mieć? CATa. Zacznij od jednego, który opanujesz w zaawansowanym stopniu. Potem stopniowo rozbudowuj zaplecze technologiczne. Pamiętaj, że każde narzędzie warte jest tylko tyle, ile umie z niego wycisnąć użytkownik. Nawet najlepszy program będzie bezużyteczny w rękach nieprzeszkolonego tłumacza czy PM-a. Zacznij więc ZAWSZE od szkolenia. To jest coś, co błyskawicznie procentuje.
Jakiego CAT-a potrzebujesz? Jeśli zaczynasz od SDL Trados Studio, dołączasz do grona najpopularniejszego CAT-a na świecie, jest więcej sporo materiałów, pomocnych użytkowników, porad i grup, które Ci pomogą. Najpierw jednak potrzebujesz licencji. Obecnie dostępne są dwie opcje: licencje permanentne i subskrypcje. Ta druga opcja może przydać się biurom, które mają np. projekt rozciągnięty w czasie na cały rok, ale nie są pewne, czy będą mieć zlecenia tego typu w przyszłości. Daje to możliwość zapłacenia tylko części ceny licencji. Minus jest taki, że po wygaśnięciu subskrypcji nie ma się w posiadaniu żadnej licencji. Model z licencjami permanentnymi zaś to licencja przechodząca od razu na własność. Warto jednak pamiętać, że każdy program starzeje się i po paru latach może być konieczne jego zaktualizowanie. Płaci się wówczas tylko część ceny nowej licencji. Tu uwaga — możliwość aktualizacji licencji obowiązuje tylko do kilku lat wstecz. Jeśli więc masz licencję sprzed dekady, raczej jej nie zaktualizujesz do bieżącej wersji. To też pokazuje, że warto mieć w budżecie biura zawsze przewidzianą pozycję na utrzymywanie swojego oprogramowania w możliwie najnowszej wersji. Na dłuższą metę jest to zawsze korzystniejszy wariant.
Oprócz CAT-a prędzej czy później przyda się serwer tłumaczeniowy. Taki serwer będzie przechowywać pamięci tłumaczeń i słowniki, a więc bazy, z których będą na bieżąco korzystali tłumacze. Da to możliwość równoczesnej pracy wielu osób i udostępniania baz przez Internet. Tu również opcji wiele i można skorzystać z subskrypcji i mieć swój serwer w chmurze, można też zainstalować oprogramowanie na fizycznym serwerze w swoim biurze.
Warto też zaznaczyć, że ręczne przerzucanie plików i pisanie wiadomości na jakimś etapie będzie spowalniać Twoją firmę i narażać na potencjalnie kosztowne błędy. Dlatego prędzej czy później konieczne będzie wdrożenie w pracy narzędzia typu TMS, czyli programu do zarządzania procesem tłumaczeniowym. Zapewni on znacznie większą automatyzację pracy, wymuszając jednocześnie określony, bezpieczny proces. PM również szybko pokocha możliwość załatwienia wszystkiego paroma kliknięciami.
Pamiętaj też, że każda technologia bywa zawodna. Rób backup. I to automatyczny wg harmonogramu systemu, a nie taki, który wymaga od Ciebie ręcznego podłączania dysku. Backup na innym urządzeniu, najlepiej również z kopią w innym fizycznym miejscu. Wdrażaj to myślenie od pierwszego dnia pracy. Kiedyś uratuje Ci skórę.

 

Procesy

Jednym z najciekawszych zagadnień związanych z tłumaczeniami ostatnich lat jest duża zmiana w procesach. Wchodzą nowe sposoby pracy i nowe technologie, więc każde nowoczesne biuro musi bardzo uważanie się im przyglądać i być przygotowane do wdrożenia ich w firmie. Zasadniczo jednak warto mieć wdrożone podejście zbliżone do standardu ISO 17100. w dużym skrócie oznacza ono wymuszenie na firmie dwóch rzeczy: pracy wyłącznie w zespole o określonych kompetencjach i wykształceniu oraz pracy wg procesu, który zapewnia odpowiednią weryfikację tekstu (czyli najprościej rzecz ujmując - przejście każdego dokumentu przez minimum 2 pary oczu).
Jak jednak zacząć? Podziel proces tłumaczeniowy na kilka etapów i upewnij się, że jesteś w stanie śledzić i przechowywać odpowiadające im kopie dokumentów w bezpiecznym repozytorium lub — w ostateczności — w osobnych folderach.
Przygotuj więc proces w kilku etapach i upewnij się, że do każdego z nich przypisana jest odpowiedzialna za jego realizację osoba:
- odbiór zlecenia, jego analiza i wycena (tu PM musi znać format plików i pułapki z nim związane, musi umieć odpowiednio wycenić zawartość - bez zawyżania i bez zaniżania liczby słów)
- przygotowanie zlecenia do tłumaczenia po akceptacji klienta (tu PM musi dać tłumaczowi najbardziej lekkostrawną postać plików, która jednocześnie nie odziera ich z kontekstu, jednocześnie wstawiając tam wszystkie segmenty, które już były przetłumaczone i blokując kontekstowo wszystko, co dotyczyło również ewentualnej poprzedniej wersji plików)
- tłumaczenie (tu tłumacz korzysta z CAT-a, jednocześnie uzupełniając robocze pamięci tłumaczeń)
- weryfikacja (weryfikator sprawdza przetłumaczone dokumenty i poprawia je)
- finalizacja zlecenia (PM robi ewentualne przejrzenie plików i upewnia się, że wszystkie sprawdzone tłumaczenia trafiają do pamięci tłumaczeń)
- przesłanie plików do klienta
- odbiór uwag od klienta i wprowadzenie poprawek
- aktualizacja zasobów firmy pod kolejne zlecenia
To tylko przykładowe elementy procesu. Obecnie w procesach tłumaczeniowych funkcjonuje też jako zupełnie naturalny etap tłumaczenie maszynowe, które wpływa na etap tłumaczenia i weryfikacji. Można też śmiało uznać, że tłumacze A.D. 2020 nie tłumaczą już od zera. Tekst źródłowy jest najpierw tłumaczony z pamięci tłumaczeń, a więc wstawiane są wszystkie segmenty o 100% zgodności, które wcześniej wprowadził i sprawdził człowiek, a dopiero to, co zostanie, a więc segmenty bez odpowiedników w bazie lub o niepełnej zgodności, jest tłumaczone maszynowo. Tłumacz zaś sprawdza cały dokument, wchodząc bardziej w rolę weryfikatora. w tym zakresie też warto przeszkolić tłumaczy i kierowników projektu, aby robić to odpowiednio, nie pakując się w kłopoty.

 

Zarządzanie biurem

Tłumacze i kierownicy będą popełniać błędy. Wyciąganie z nich wniosków to być może kluczowy element prowadzenia biura. Jeśli tłumacz zawiódł Cię 9 razy, jest wielce prawdopodobne, że zrobi to 10. raz. Choćby był najsympatyczniejszym człowiekiem na świecie, pamiętaj, że odpowiadasz przed swoimi klientami. Jeśli PM się gubi, zapomina, może nie jest najlepszą osobą do tej pracy. Nie każdy nadaje się do każdej pracy. Miej tego świadomość i wyciągaj wnioski. Jednocześnie bądź fair - nie próbuj naciągać swoich klientów, którzy mogą nie znać technologii. Zaufanie traci się tylko raz.
W zespole wewnętrznym i zewnętrznym koniecznie wdrażaj normy jakościowe. Przede wszystkim mierz jakość tłumaczeń. Weryfikatorom daj odpowiednie narzędzia i metody do oceny tego, jak poradził sobie tłumacz. Odnotowuj to, analizuj, wyciągaj wnioski. Możesz zacząć od sprawdzonych modeli typu LISA QA, możesz stosować mechanizmy takie jak tradosowe TQA. To pachnie formalizmem, ale to jest coś, co pozwoli lepiej pracować w większym zespole. Zdecydowanie lepiej mieć biuro z 20 dobrymi tłumaczami, a nie z 2 wybitnymi i 18 kiepskimi. 

Zarobki

Nikt nie lubi zaglądania w kieszeń, ale duże biura są prawnie obligowane do publikowania sprawozdań finansowych (oczywiście te, które są spółkami z o.o.). Jeśli więc chcesz wiedzieć, jakie przychody osiągają biura tego typu, zerknij do KRS i zapoznaj się z ich wynikami. Widać z nich, że przychody średniej wielkości biur to kwoty od kilku do kilkunastu milionów złotych rocznie. Miej na uwadze, że biura te muszą wyżywić ogromne zespoły, więc niekoniecznie oznacza to od razu listę Forbesa dla właścicieli. Nawet gdyby tak było — to nic złego. Każdy biznes ma przynosić zysk. Bądź biurem, które dobrze opłaca i traktuje freelancerów oraz pracowników - odpłacą Ci dobrymi opiniami i marketingiem szeptanym. Pamiętaj też, że obecnie stawki za tłumaczenia raczej nie idą w górę. Jeśli chcesz prześcignąć konkurencje, inwestuj w siebie i szukaj technologii, które pomogą Ci zyskać przewagę bez poświęcania jakości.



Jak zacząć?

Powyższy artykuł masz już za sobą. To dobry początek! Przemyśl swój pomysł na biuro. Zaplanuj, rozpisz, policz. Jeśli masz możliwość wzięcia dotacji, zrób to. Jeśli chcesz już zacząć, zorganizuj biuro w sposób, który zapewni satysfakcję klientom końcowym. Pamiętaj, że wszystko, co masz w tej branży, to Twój profesjonalizm. Niech będzie podstawą każdego działania i każdego elementu organizacji Twojego biura. Jakość pracy Twojego zespołu jest zawsze równa najsłabszemu ogniwu. Temu jednemu PM-owi, który nie przeszedł szkolenia. Temu jednemu tłumaczowi, który zawsze zapomina sprawdzić pisownię. Tej jednej maszynie, która nie ma backupu.

A potem działaj.
Biznes, oprócz zaangażowania i włożonej pracy, zawsze wymaga też trochę szczęścia. Trzymam za Ciebie kciuki!

 

 

- Agenor Hofmann-Delbor

Localize.pl korzysta z plików cookie, dzięki którym strona może utrzymywać stan zalogowania, zawartość koszyka sklepowego oraz informacje pomocnicze. Prosimy o zapoznanie się z naszą Polityką Prywatności, a w szczególności z rozdziałem o plikach cookie. W każdym momencie możesz zmienić ustawienia zapisywania plików cookie.
Zamknij
pixel